Prefeitura no Paraná

Gestão de Pessoas e Suas Ocupações na Gestão Pública

Objetivo

O objetivo do projeto está baseado na organização e melhoria dos processos de trabalho do dia a dia dos servidores públicos de forma a capacitá-los e motivá-los na execução desses processos garantido a qualidade de atendimento ao público, além de obter dados para tomada de decisão mais assertivas no gerenciamento de pessoas dentro das políticas públicas, para validar a real necessidade de realizar mais contratações e fazer abertura de concursos de forma mais efetiva.

Estrutura

Foram realizadas entrevistas semiestruturadas e abertas com gestores públicos e servidores da Assistência Social, totalizando 47 entrevistas.

A partir disso, foram mapeados 428 processos referentes as principais atividades executadas pelo corpo de servidores que compõe a Secretaria da Assistência Social. Por este viés foram coletados mais de 3000 dados quantitativos como a quantidade mensal média de cada processo e o tempo médio de execução das atividades de cada processo, sendo estes os pilares principais para analisar e traçar estratégias que buscam atingir o objetivo do projeto.

Para a realização deste trabalho, foi feito um framework com 11 etapas para organizar e direcionar na condução das atividades. Essas 11 etapas foram descritas e distribuídas um peso para cada etapa.

Análise dos Dados

O CASO DOS CRAS

Durante a execução do projeto, foram compilados os dados através do Power BI das lotações CRAS 1 e CRAS 2, conforme demonstrado na Figura 1 e na Figura 2, foi possível identificar a efetividade da ocupação dos dois CRAS (Centro de Referência de Assistência Social) pertencentes a Secretaria de Assistência Social em questão.

Esta análise tem como principal fator avaliativo a quantidade de horas de trabalho disponíveis no setor, ou seja, a carga horária total mensal dos servidores, já descontando período de férias, e o tempo de fato gasto por eles para realização de suas atividades.

 Figura 1 - CRAS 01         

 Figura 02 - CRAS 02

Com tais informações pode-se observar que O CRAS 1 está com uma ocupação de 29,05% do tempo, ou seja, de 100% do tempo dos servidores, eles trabalham efetivamente apenas 29,05%.

Já o CRAS 2 tem uma ocupação de 80,13%, ou seja, tem uma demanda de atendimento muito maior, ficando no limite de uma possível sobrecarga de trabalho caso ocorra eventualidades de aumentar ainda mais a demanda ou falta de colaborador.

FATOR DE OCUPAÇÃO DA ASSISTÊNCIA SOCIAL

Um dos grandes objetivos de todo o estudo realizado na Secretaria de Assistência Social foi analisar a ocupação de todas a lotações e seus respectivos setores para verificar se de fato seriam necessárias realizar novas contratações, além de verificar se algum setor estava com sobrecarga de trabalho ou não.

Em entrevistas com a Gestão, foi levantado a previsão de cinco novas contratações segundo a necessidade levantada pela própria Gestão da Secretaria da Assistência Social, gerando um gasto mensal de quase R$ 12.000,00 de folha salarial.

Ao final do projeto, foi realizada a compilação de mais de 3200 dados compilados no Power BI, e feita uma análise geral da ocupação de todas as lotações e setores.

Obtidas as informações através da compilação de dados, pôde-se observar que a ocupação geral da Secretaria de Assistência Social está com uma ocupação de 50,35% do tempo, ou seja, de 100% do tempo dos servidores, eles trabalham efetivamente 50,35%.

Sendo assim, a questão de novas contratações e um possível aumento de custos de R$143.891,04 anual na folha de pagamento, requisitou novas análises com olhar mais estratégico, possivelmente optando mais por realocações e redistribuição de servidores do que novas contratações.

A partir disso, foi feita uma matriz de tomada de decisão objetivando auxiliar nas decisões de novas contratações, realocações e exonerações de pessoas, reduzindo os possíveis riscos e danos para as lotações e seus respectivos setores. Para este fim, levou em consideração os fatores:

1. Impacto: medido pela complexidade da lotação multiplicado pelo nível de influencia negativa que o servidor pode causar no clima organizacional;
2. Esforço: definidos pelo esforço que geraria para aplicar tal mudança;
3. Lucratividade: medido pela economia gerada.

A opção ideal de toda essa reestruturação na gestão de pessoas é aquela que apresenta um menor impacto, menor esforço e maior lucratividade. Ou seja, o resultado ideal seria o de menor valor de acordo com a fórmula Resultado = (Impacto*Esforço)/Lucratividade.

Deste modo, foram identificados os principais servidores juntamente com a Gestão que possivelmente caberia aplicar realocações, assim como as novas contratações e também possíveis exonerações de cargos comissionados. Em seguida, foi elaborada a tabela apresentada na Figura 3, em que foram sugeridas 3 opções de realocação e redistribuição de servidores, já considerando os possíveis impactos, o esforço e a lucratividade para cada uma das opções, realizando uma breve comparação com cenário atual.

FIgura 3 - Tabela de Análise de Impacto

Através da matriz de tomada de decisão, pode-se concluir que a opção com melhor resultado sugerida seria a Opção 1, uma vez que esta opção apresentou o menor valor dentre todas as opções e redução em 46% referente ao cenário atual.

A partir desta, foram levantadas as sugestões de melhorias e os benefícios que ela traria para a Secretaria de Assistência Social.

SUGESTÕES

O CASO DOS CRAS

Após a análise feita referente aos dois CRAS, buscando compreender melhor o cenário de acordo com as questões levantadas referente a este caso, a consultoria apresentou 4 sugestões para a Gestão da Secretaria da Assistência Social:

• Fazer uma redistribuição territorial para atendimentos dos CRAS;
• Retirar 2 servidores do CRAS 1;
• Deixar apenas uma coordenação para os dois CRAS;
• Revezar colaboradores em dia de alto atendimento;

Tais sugestões também foram fatores que impactaram na análise e sugestões quanto á novas contratações, realocações e/ou redistribuições no quadro de servidores em geral da Secretaria.

Com tal análise pode-se observar que a quantidade de mão de obra já contida na Assistência Social é suficiente, necessitando de alguns reajustes com realocações estratégicas.

Novas contratações: redução de R$ 11.990,92 de folha salarial por mês

Realocações sugeridas: redução de R$ 8.552,13 de folha salarial por mês

Total: R$ 19.943,05

Total no Ano: economia de R$ 239.316,60

Total na Gestão: economia de R$ 957.266,40

Além de redução de gasto com abertura de concurso público para cargos que não há necessidade.

Melhoria do atendimento ao usuário com aumento de satisfação por parte dos mesmos