Cinco Etapas para Ter Tempo!
Você já ouviu a frase: “Nossa, eu vivo correndo contra o tempo!”, ou ainda, aquela mais tradicional “Só não sei com que tempo vou fazer isso”? Aliás, você já falou algum dia alguma dessas frases ou qualquer outra parecida com essas? Se a resposta foi SIM, então esse artigo é para VOCÊ!
Uma boa estratégia para evitar e reduzir atrasos e imprevistos nas atividades do cotidiano, tanto com questões de trabalho quanto com questões pessoais, é organizar e priorizar as tarefas da semana ou do dia. Isso faz com que evite chegar ao final do dia ou da semana de trabalho sem muito bem saber dizer como gastou o seu tempo e energia.
Para tanto a Gestão do Tempo vem para ajudar a pessoa ou o time ser mais organizada e mais produtiva. Sugerimos então, estas cinco etapas da Gestão do Tempo:
- Anotar: em um caderno, ou em um aplicativo do celular ou computador, escreva uma lista de todas as atividades que precisa fazer;
- Refletir: direcione cada atividade para o lugar correto , eliminando a tarefa ou planejando quando, como e por quem será executada;
- Organizar: crie um sistema de organização da rotina que seja eficiente de acordo com o seu perfil de trabalho;
- Revisar: revise e atualize diariamente ou semanalmente a rota da execução das atividades;
- Implementar: momento de colocar em prática a organização e planejamento do tempo, analisando possíveis melhorias e adaptações ao longo da implementação. Algumas dicas é que tenha uma agenda, um planner físico ou ainda que utilize algum tipo de aplicativo de gestão como o Trello, Monday, Asana e até mesmo o Google Calendarário.
Como bônus, deixamos mais 6 dicas para facilitar ainda mais a sua Gestão do Tempo e aumentar a sua Produtividade no dia a dia.
Dica 1: Imprevistos sempre irão acontecer, e algo urgente poderá “atravessar” o seu dia ou semana planejado. Sendo assim, sempre deixe algumas janelas para poder encaixar esses imprevistos.
Dica 2: Regra dos 2 minutos – caso tenha algo que possa ser realizado e que dure menos de dois minutos, faça imediatamente! Assim, perceberá que vai ter “um limpa” numa boa parte da sua lista de tarefas.
Dica 3: Criar um compromisso para fazer a revisão diária e/ ou semanal das suas atividades (etapa revisar). Isso significa você deixar um horário ou dia específico para reorganizar sua agenda e planejar da melhor forma (exemplo: toda segunda-feira das 8h às 9h estará agendado um compromisso com você mesmo de realizar o planejamento da semana).
Dica 4: Faça as atividades mais “morosas” no período do dia em que você se encontra no ápice da produtividade (exemplo: se eu sou mais produtiva no período da manhã até as 10h, é nessa hora que irei fazer o que menos tenho motivação em fazer, mas precisa fazer, como um relatório por exemplo).
Dica 5: Se no trabalho você precisa de se comunicar com frequência, principalmente via redes sociais, lidando com muitos e-mails e mensagens, tente marcar horários para verificar essas atividades ao longo do dia, assim você pode se concentrar em outras atividades, sem ser importunado por notificações. Para alguns casos, é válido que as notificações sejam desativadas ou até mesmo manter o celular longe de você, com objetivo de reduzir a dispersão e manter o foco, garantindo a produtividade.
Dica 6: Alinhe e combine sua disponibilidade com sua equipe e em casos de home office, com os moradores da sua casa. Assim realiza o alinhamento de expectativa entre as partes, sem sofrer com várias interrupções ao longo do dia. Além disso, deixe seu calendário exposto pra que todos saibam quando você está concentrado.
Esperamos que este conteúdo de Gestão do Tempo te ajude a ter mais tempo, e com isso, tornar o seu dia a dia ainda mais produtivo!
E lembre sempre: Use o tempo a seu favor!
Autora: Luana Mazin
Referências: Curso Gestão do Tempo (Trillio)
